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La redazione delle circolari (guida)

Questa guida è la traduzione in XHTML della guida disponibile in formato pdf e liberamente consultabile direttamente da questa pagina.
Scarica la guida La circolare USR Lombardia in sette mosse (pdf, 452 kb).

La circolare USR Lombardia in 7 mosse

Sommario

Premessa

Questa guida illustra i passi essenziali per la redazione delle circolari prodotte dall’Ufficio scolastico per la Lombardia. Per facilitare la lettura, abbiamo pensato di riferirci a un esempio concreto: la redazione di una comunicazione dell’ufficio 9 (Comunicazione). Considerato il software installato nelle postazioni di lavoro, la guida fa riferimento al modello gestito con Microsoft Word 2003.
Tutte le operazioni, tuttavia, sono replicabili con comandi analoghi attivabili con Open Office Writer o altri elaboratori dei testi.

La redazione della circolare prevede sette passaggi da svolgere in sequenza e in modo indipendente. Lo stile della circolare è determinato automaticamente e per tutte le sue parti dal modello associato: non saremo quindi noi a determinare il modo con cui la circolare dovrà apparire graficamente.

ATTENZIONE. Lo spostamento tra le varie sezioni della circolare deve avvenire senza usare il tasto Invio, ma unicamente spostando il mouse nella sezione che interessa.

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Apertura del modello di circolare

Lanciato Word 2003, apro il modello di circolare dell’ufficio di appartenenza (ad esempio, modello-ufficio9.doc). Si tratta di un documento in formato .doc con associato il modello comune a tutte le circolari prodotte dagli uffici dell’USR Lombardia.

La prima operazione consiste nel disporre, a destra dello schermo, la finestra Stili e formattazione: dal menu Formato – Stili e formattazione. Come vedremo nel seguito, sarà di grande aiuto per attribuire gli stili corretti alle varie sezioni e per annullare eventuali operazioni errate.

Dal menu: Formato - Stili e formattazione alla finestra Stili e formattazione

Per potere usufruire degli stili del modello è necessario che sia attiva l’opzione Mostra Stili disponibili (menu a cascata in fondo alla finestra Stili e formattazione).

Le sezioni già compilate

Le sezioni Testata e Firma sono precompilate e non vanno modificate.

L’unica avvertenza è sull’uso della testata corretta. Usare:

  • l’intestazione d’ufficio per le comunicazioni firmate dal dirigente d’ufficio;
  • l’intestazione con “Direzione Generale” (al posto dell’ufficio di pertinenza) per le comunicazioni a firma del direttore generale.

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1. Prima mossa: il numero di protocollo e la data

  1. Posiziono il cursore in corrispondenza del numero di circolare e lo sostituisco con quello corretto
  2. Posiziono il cursore in corrispondenza della data e la sostituisco con quella corretta, nella forma gg mese aaaa, cioè, ad esempio, 20 maggio 2010

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2. Seconda mossa: i destinatari

Posiziono il cursore in corrispondenza del primo destinatario e digito quelli corretti, tenendo presente che:

  • per andare a capo all’interno dello stesso destinatario uso la combinazione di tasti Shift+Invio (in questo modo resto all’interno del paragrafo);
  • quando cambio destinatario uso il tasto Invio (in questo modo genero un nuovo paragrafo);
  • uso le iniziali maiuscole solo per la prima lettera del paragrafo (solitamente “Ai”) e per i nomi propri e i nomi geografici.

Sezione destinatari posti su paragrafi distinti

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3. Terza mossa: l’oggetto

Posiziono il cursore in corrispondenza dell’oggetto e lo digito, tenendo presente che:

  1. l’oggetto dovrà iniziare con la lettera maiuscola e terminare senza punto;
  2. è opportuno che l’oggetto della comunicazione sia chiaro, breve e significativo, in grado di conferire riconoscibilità alla circolare anche fuori dal contesto (ad esempio Adozione dei libri di testo 2010/2011 è più efficace di un generico Libri di testo);
  3. l’oggetto apparirà automaticamente scritto in grassetto e con testo rientrato, perché così è stato progettato nello stile associato.

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4. Quarta mossa: il testo

Spostato il cursore in corrispondenza di “Inserire testo”, digitare il testo della comunicazione avendo cura di:

  • usare il sottolineato solo per i link;
  • usare il grassetto (senza abusarne) per dare enfasi;
  • usare il corsivo solo per parole straniere e titoli di libri, leggi, ecc.;
  • in caso di elenchi:
  • utilizzare l’elenco (lista) piuttosto che la sequenza di termini separati da virgole;
  • utilizzare l’elenco (lista) al posto di paragrafi consecutivi;
  • limitare l’uso degli acronimi (sigle) e delle abbreviazioni. se possibile, scrivere gli acronimi (sigle) per esteso o indicarne a parte (mail di accompagnamento) la loro descrizione completa;
  • usare invio solo per terminare il paragrafo (evitare invii plurimi per spaziare).

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4.1. Gli elenchi

Il pèunto elenco dalla finestra Stili e formattazioneSe il testo della circolare contiene termini o frasi in sequenza, può essere utile marcarli come elenchi (liste):

  1. scrivere le voci di elenco e premere Invio dopo ogni voce (si genera un paragrafo);
  2. selezionare le voci dell’elenco;
  3. scegliere dalla finestra Stili e formattazione lo stile da applicare (Punto elenco per liste non ordinate; Numero elenco per liste ordinate).

Divieto uso pulsante punto elelnco della barra degli strumentiATTENZIONE. Per ottenere la stessa visualizzazione delle liste in ogni circolare associata al modello è necessario utilizzare lo stile presente nella finestra Stili e formattazione e evitando di usare il pulsante della barra degli strumenti.

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4.2. I paragrafi e le frasi

Definizione di paragrafo:
“Ciascuna delle varie parti, generalmente brevi e dotate di una certa unità di pensiero e di composizione, in cui viene suddiviso un capitolo di un’opera (manuale di studio, trattato scientifico, legge, ordinamento, ecc.), o anche uno scritto in genere”
(Treccani)

Definizione di frase:
“La frase o proposizione è l’unità minima di comunicazione dotata di senso compiuto
(da Luca Serianni, Grammatica Italiana, UTET)

Il paragrafo è perciò un elemento autonomo, breve, che, tuttavia, può contenere più frasi (che insieme formano un’unità logica di significato).

  • Utilizzare Invio per suddividere un testo in paragrafi
  • Utilizzare Shift+Invio per suddividere un paragrafo in più frasi
  • Non utilizzare Invio per spaziare in verticale, evitando così la formazione di paragrafi vuoti
  • La lettura è facilitata se i paragrafi sono distanziati in verticale (a questo pensa in automatico il modello di circolare: non occorre fare nulla)

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4.3. I titoli

Strutturare il testo usando i titoli è molto utile, in quanto:

  • permettono la creazione di sommari automatici con link diretti alle varie parti del documento;
  • se il documento è convertito in pdf e se la conversione mantiene la marcatura (tag) del documento, i titoli di trasformano in segnalibri facilitando di molto la navigazione del documento.

Nel nostro modello di circolare il titolo gerarchicamente superiore (Titolo 1) è già assegnato all’oggetto della circolare. Se nel testo ho dei sottotitoli è perciò necessario attribuire loro lo stile Titolo2 e, a cascata, eventuali titoli di livello inferiore.

4.3.1. Esempio

Assegnazione del Titolo2 dalla finestra Stili e formattazioneOggetto: Laboratorial-Mente…

Numerose indagini, anche internazionali, confermano il forte legame tra la mancanza di pratica sperimentale, deficit di apprendimento e scarso interesse verso la scienza.

[…]

Sede della scuola

La scuola avrà carattere residenziale, le spese di soggiorno e di trasporto in loco saranno sostenute dagli organizzatori, mentre le spese di viaggio per raggiungere la sede di Idro saranno a carico dei partecipanti.

4.3.2. Operativamente
  1. Seleziono il testo “Sede della scuola”;
  2. Scelgo nella finestra Stili e formattazione Titolo2.

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4.4. Le tabelle

Il modello di circolare contiene anche un modello predefinito per la gestione delle tabelle che entra in funzione all’atto dell’inserimento della tabella attraverso sia l’icona della barra degli strumenti sia l’apposito comando da menu Tabella – Inserisci.

Nome Cognome Telefono Email
Nicoletta Bianchi 02 12345678 luca.verdi@istruzione.it
Gianni Rossi 02 98765432 gianni.rossi@istruzione.it
Ada Verdi 02 13579864 ada.verdi@istruzione.it

Per inserire una tabella tipo quella riportata:

  1. clicco sul menu Tabella – Inserisci – Tabella…;
  2. scelgo Numero di colonne: 4 e Numero di righe: 4;
  3. clicco sul pulsante Formattazione automatica…;
  4. sposto il puntatore su Applica un formato speciale (in basso);
  5. lascio spuntata l’opzione Riga del titolo (questo perché la prima riga della tabella di esempio contiene le intestazioni di colonna) e deseleziono le altre tre;
  6. clicco su Ok nella finestra Formattazione automatica tabella;
  7. clicco su Ok nella finestra Inserisci tabella.

    Formattazione automatica tabella

In questo modo ottengo una tabella formattata come da stile assegnato in 1. Tabella circolare (stile di tabella personalizzato).

Tabella grezza con spazi esagerati tra testo e bordi

La tabella, però, si porta dietro lo stile di paragrafo che prevede uno spazio sopra e sotto di 6 punti. E’ necessario ridurlo per evitare un’esagerata altezza delle righe:

  1. Diminuziuone spazio prima e dopo il paragrafo e interlinea singolaseleziono la tabella (trascinando il mouse, oppure dal menu Tabella – Seleziona – Tabella);
  2. scelgo dal menu Formato – Paragrafo;
  3. modifico i valori di Spaziatura Prima e Dopo in 3 pt (ad esempio) e Interlinea in Singola.

Nel caso in cui la tabella contenga molte righe e/o colonne, posso intervenire anche sulla dimensione del carattere cercando il miglior compromesso tra dimensioni della tabella e leggibilità dei dati.

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4.5. La punteggiatura

Nella stesura della circolare occorre prestare attenzione all’uso corretto della punteggiatura.

  • Punto, virgola, due punti, punto e virgola:
    prima nessuno spazio, dopo uno spazio;
  • Parentesi, apici, doppi apici: uno spazio all’esterno, nessuno spazio all’interno
  • Apostrofo: nessuno spazio né prima, né dopo
  • Liste (puntate e numerate)
  • All’interno di una frase:
    • sono precedute da un due punti;
    • ogni voce termina con un punto e virgola, tranne l’ultima che termina con un punto.
    • Se non sono all’interno di una frase:
      • non sono precedute dai due punti;
      • le voci non terminano con alcun segno di punteggiature.

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5. Quinta mossa: gli allegati

Gli allegati alla circolare verranno riportati sotto la firma e prima della sigla.

  • Contenere il peso degli allegati
    No ad allegati con peso maggiore a 1 Mb (ammesse deroghe in casi eccezionali)
  • No ad allegati con testo (esempio locandine, bandi, …) salvato come immagine o pdf immagine: sono inaccessibili alle persone nonvedenti
  • Fornire sempre il testo da attribuire all’allegato, in modo da renderlo facilmente riconoscibile (es. Programma del seminario e non genericamente Allegato 1) a meno che siano nominati in questo modo nella modulistica: es. modello A , allegato1, allegato2 (riferito al modello A in questione)

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6. Sesta mossa: la sigla e la sottosigla

Sotto la firma e gli eventuali allegati, il modello di circolare riserva uno spazio per sigla il documento (NC/nc) con in maiuscolo le iniziali del nome e cognome del dirigente d’ufficio e in minuscolo del nome e cognome della persona che ha redatto il testo.

Sotto la sigla, è presente un nuovo paragrafo per indicare, a seconda della comunicazione, il responsabile del procedimento, le informazioni di contatto, il referente.
Ricordarsi di inserire un numero telefonico e un indirizzo email valido e controllato di frequente.

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7. Settima mossa: il piè di pagina

In caso di comunicazioni di una pagina il piè di pagina è già a posto così come appare nel modello.

Nel caso in cui la comunicazione occupi più pagine è necessario provvedere a una modifica, che, apportata nella seconda pagina, si propaga poi anche nelle pagine successive.
Dalla seconda pagina in poi, infatti, è necessario indicare il numero di pagina (questo viene aggiunto in automatico) e l’indicazione del numero di protocollo e della data.

Per ottenere ciò:

  1. visualizzo la seconda pagina del documento;
  2. punto il cursore in corrispondenza del piè di pagine della seconda pagina;
  3. entro in modalità di modifica (doppio clic del mouse, oppure dal menu Visualizza – Intestazione e piè di pagina);
  4. aggiorno il numero della circolare e la data con quella della comunicazione corrente.
  5. modifica piè di pagina da pag.2 in avantiTorna al sommario

Considerazioni finali

Quanto riportato in questa breve guida si riferisce alle operazioni tecniche fondamentali per adeguare le comunicazioni dell’USR Lombardia a un modello unico e condiviso.
E’ nostra convinzione che questi passaggi, a fronte di un investimento di tempo iniziale, rappresentino, una volta consolidate, una semplificazione nel processo di formazione della circolare.

In questo modo, inoltre, non solo le circolari saranno omogenee su tutto il territorio regionale con vantaggio di fruizione da parte del cittadino, ma saranno anche caratterizzate da maggiore leggibilità e accessibilità.

Un’ulteriore considerazione riguarda, infine, lo stile redazionale che chiama in causa questioni legate alla semplificazione del testo amministrativo.
Il fine è redigere testi chiari, semplici e orientati al cittadino, senza perdere di vista le necessarie prerogative di legittimità e di universalità della comunicazione amministrativa.
Su questo rimandiamo ad alcune indicazioni bibliografiche e sitografiche, consci che anche in questo caso sarà utile realizzare ambienti di confronto e di diffusione di buone pratiche.

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Indicazioni bibliografiche

Semplificazione linguaggio
  • Alfredo Fioritto, Manuale di stile dei documenti amministrativi, Carocci, 2009
  • Tommaso Raso, La scrittura burocratica, Carocci, 2005
  • Tullio De Mauro, Guida all’uso delle parole, Editori Riuniti, 2003
  • Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997
  • Alessandro Lucchini, Business Writing, Sperling & Kupfer, 2006
  • Beppe Severgnini, L’italiano. Lezioni semiserie, Rizzoli, 2007
Scrivere per il web
  • Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere. Le parole al lavoro, tra carta e web, Apogeo, 2008
  • Giovanni Acerboni, Progettare e scrivere per internet, Mc Graw Hill, 2005

Indicazioni sitografiche

Semplificazione linguaggio
Scrivere per il web
La cura dei documenti digitali a scuola e nella PA

Ambiti territoriali (link esterni)

VIILecco

VIIILodi

IXMantova

XMilano