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La pubblicazione on line delle circolari (guida)

Questa guida è la traduzione in XHTML della guida disponibile in formato pdf e liberamente consultabile direttamente da questa pagina.
Scarica la guida La pubblicazione on line delle circolari (pdf, 352 kb).

La pubblicazione on line delle circolari


Sommario

Premessa

Questa guida illustra i passi essenziali per la pubblicazione on line delle circolari prodotte dall’Ufficio scolastico per la Lombardia. Per facilitare la lettura, abbiamo pensato di riferirci a un esempio concreto: la pubblicazione di una comunicazione dell’ufficio 9 (Comunicazione).

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1. Prima operazione: salvataggio dei file

  1. Creo una cartella dove salverò i documenti da pubblicare.
  2. Nomino la comunicazione servendomi del numero di protocollo: ad esempio, se la comunicazione ha come numero 1234, la salverò come prtolo1234_10.doc.
  3. Se ci sono allegati, li salverò aggiungendo alcuni caratteri di identificazione prima dell’estensione (ad esempio, come prtolo1234_10all.doc, oppure come prtolo1234_10bando.doc.

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finestra di login2. Accesso all’area di amministrazione

Per accedere all’area di amministrazione del sito dell’USR Lombardia:

  1. apro la pagina www.istruzione.lombardia.gov.it/wp-admin;
  2. inserisco login e username;
  3. clicco su Collegati.

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3. L’apertura della bozza di comunicazione

Ogni ufficio ha un modello preimpostato di comunicazione. In questo modo si riducono le operazioni da eseguire e si facilita l’omogeneità di pubblicazione.

Finestra per l'apertura di una bozzaEntrato nell’area di amministrazione:

  1. scelgo “Bozze” dal menu a cascata posizionato in alto a destra, puntando il cursore sulla freccia verso il basso, a fianco di “Nuovo articolo;
  2. individuo il modello di circolare riferita al mio ufficio: ad esempio, Com. Uff. Comunicazione (9);
  3. posiziono il cursore sul titolo della bozza e clicco su  Duplica.

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4. Composizione della comunicazione on line

La composizione della comunicazione on line richiede 9 brevi azioni da svolgere una per volta.

E’ importante evitare l’uso del tasto Invio per spostarsi da una sezione all’altra.

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4.1. Il titolo della comunicazione

E’ il titolo-origine del link alla circolare stessa. E’ breve, conciso, significativo e può non coincidere con l’oggetto della circolare.

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4.2. Il permalink

il permalinkIl permalink consiste nell’indirizzo web della circolare:

  1. clicco sul pulsante Modifica, a destra del Permalink;
  2. sostituisco la scritta che trovo con protloxxxx_10. Dove xxxx è il nuovo numero di protocollo;
  3. clicco su Ok.

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numero e data circolare4.3. Il numero della circolare

Sovrascrivo il numero preesistente con quello della circolare che sto pubblicando.

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4.4. La data

Sovrascrivo la data preesistente con quella della circolare che sto pubblicando.

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destinatari4.5. I destinatari

Lo stile di scrittura dei destinatari segue alcune regole:

  1. Destinatari distinti sono suddivisi da un Invio (così si generano due paragrafi diversi);
  2. Per andare a capo all’interno dello stesso destinatario usare la combinazione di tasti Shift+Invio;
  3. Usare le maiuscole all’inizio del paragrafo (Ai, Al, Alle, …) e per i nomi propri (in particolare, nomi di persona, geografici e di luogo).

Esempio:

Ai dirigenti scolastici
degli istituti di istruzione secondaria di secondo grado

Ai dirigenti degli ambiti territoriali
della Lombardia

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l'oggetto della circolare4.6. L’oggetto

Coincide con l’oggetto della comunicazione. Inizia con una lettera maiuscola, finisce senza punto ed è in grassetto.

Posizionato il cursore a destra di Oggetto:, seleziono Testo oggetto.

A questo punto posso agire in due modi:

  1. digito direttamente il nuovo oggetto; (oppure)
  2. copio e incollo dal documento originale (di solito in Word).

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4.7. Il testo

Posizionato il cursore in corrispondenza di Testo articolo, sostituisco la scritta con il testo della comunicazione. Per fare ciò apro il documento originale, copio il contenuto della circolare (la parte sotto l’oggetto e prima della firma) e lo incollo.

Se il documento in origine è ben formato, cioè è stato redatto tenendo conto delle indicazioni fornite con il modello d’ufficio, non dovrebbero essere necessarie altre operazioni.

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Icona per il caricamento degli allegati4.8. Gli allegati

Questa procedura vale solo in presenza di allegati. Nel caso manchino, cancellare la scritta spazio per allegati.

Selezione del file da allegare4.8.1. Caricamento dell’allegato

Per caricare l’allegato:

  1. clicco in corrispondenza della prima icona a fianco di Carica/Inserisci;
  2. nella nuova finestra aperta in automatico, clicco sul pulsante Selezionare file;
  3. seleziono l’allegato salvato in precedenza (vedi punto 1);
  4. sostituisco il testo a fianco del Titolo con un testo significativo e legato al contenuto dell’allegato stesso (ad esempio: Programma del seminario) avendo cura di iniziare con la maiuscola e finire senza punto.
  5. clicco sul pulsante Salva tutte le modifiche;
  6. ripeto l’operazione per ogni allegato;
  7. chiudo la finestra.
4.8.2. Inserimento dell’allegato nella circolare

Posizionato il cursore in corrispondenza di spazio per allegato, seleziono la scritta e:

  1. clicco nella barra degli strumenti sul pulsante graffetta (EGAttachments,desc);
  2. nella nuova finestra aperta in automatico, seleziono i  documenti da allegare (posso usare Ctrl+pulsante sinistro del mouse per selezionare i documenti uno a uno);
  3. in corrispondenza di Titolo digito Allegato (se è uno solo) o Allegati (se sono più di uno)
  4. in corrispondenza di Tag HTML per il titolo digito h3
  5. clicco sul pulsante Inserisci.Uso del plugin EGAttachments

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4.9. La sigla e il referente

Posizionato il cursore sulla sigla, ne verifico la correttezza ed eventualmente l’aggiorno.

Sposto il cursore sulla riga del referente e inserisco, se presente, il nominativo della persona, corredato da numero di telefono e email, della persona che segue il procedimento o che è riferimento dell’iniziativa.

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il riassunto5. Il riassunto

Il riassunto, scritto in linguaggio semplice e chiaro con stile “giornalistico”, ha lo scopo di offrire al navigatore un’anteprima della comunicazione fornendo le informazioni più significative per il cittadino (ad esempio: scadenze, luoghi, date, soggetti interessati):

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6. Le categorie

Le categorie sono contenitori tematici associati agli articoli. Possono essere gerarchizzate e consentono un efficiente sistema di archivio automatico annuale. Ogni singola comunicazione viene associata a più categorie e, in questo modo, viene visualizzata in ogni archivio della categoria in questione.Le circolari prodotte dagli uffici sono già associate alla categoria Comunicazioni e alla categoria dell’ufficio proponente.

Per aggiungere altre categorie da associare alla comunicazione, posiziono il mouse nella finestra categorie e spunto la casella a fianco delle categorie interessate.le categorie

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7. I tag

i tagGli argomenti (tag) associati alle comunicazioni sono in continua evoluzione dovendo per nostra scelta rispondere a criteri di attribuzione sia a posteriori (tag come etichetta da assegnare in modo libero, vicino ai criteri di classificazione utilizzati nella ricerca) sia a priori (tag utilizzato come ulteriore elemento di classificazione che si giova dell’unicità di attribuzione).

Per inserire i tag scrivo i tag di riferimento separati da una virgola e uno spazio e clicco sul pulsante Aggiungi.

Il sistema offre un facilitatore che, alla digitazione dei caratteri, mette a disposizione un elenco con i tag già utilizzati. In questo modo si facilità la classificazione delle comunicazioni secondo un vocabolario condiviso.

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8. La pubblicazione

Controllo l’esito del lavoro visualizzando l’anteprima del documento: pulsante Anteprima.

Verifico la chiarezza e la completezza del riassunto e del testo della circolare, la correttezza delle informazioni, la qualità della visualizzazione e, se noto la necessità di apportare modifiche, chiudo la finestra di anteprima e correggo.

Poi, quando tutto mi sembra a posto, finalmente pubblico! (pulsante Pubblica)La finestra di pubblicazione

Ambiti territoriali (link esterni)

VIILecco

VIIILodi

IXMantova

XMilano