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Verso un MIUR digitale – dematerializzazione dei documenti cartacei

Indicazioni per gli adempimenti di rispettiva competenza.

Prot.  MIURAOOUSPMI R.U. n.  14306  del  2.10.2012 

 

 

Ai Dirigenti scolastici
degli Istituti di istruzione secondaria superiore Statali
Milano e provincia

 

Ai Coordinatori didattici
degli Istituti di istruzione secondaria superiore Paritari
Milano e provincia


 

Oggetto: Verso un MIUR digitale – Indirizzi vincolati per la dematerializzazione dei documenti cartacei.

 

Per opportuna conoscenza e norma delle SS.LL. e per gli adempimenti di rispettiva competenza, si trascrive integralmente di seguito, la nota ministeriale prot. n. 3671 del 26.7.2012, che fornisce le principali indicazioni, relativa all’oggetto:

 

“La Pubblica Amministrazione italiana, e con essa il nostro Ministero, sta cambiando.

Le  norme  e  le  direttive  messe  in campo  nell’ultimo decennio,  sono  segnali  di  una  netta  direzione intrapresa verso le frontiere della digitalizzazione.

A tal fine urge ad ogni livello di responsabilità esercitata nel nostro Ministero, un’accresciuta consapevolezza dell’importanza dei nuovi strumenti ICT nella progettazione delle attività di comunicazione sia tra articolazioni del MIUR che tra il MIUR ed il cittadino, nonché tra il MIUR e le altre Pubbliche Amministrazioni.

Il buon uso delle ICT consente il perseguimento di nuovi traguardi a patto, però, di non pensare che la tecnologia, da sola, produca miracoli.

Occorre un approccio integrato.

Occorre, infatti, considerare le molteplici sfaccettature (gestionali, organizzative e applicative) implicate dalla digitalizzazione delle informazioni e delle comunicazioni “made in MIUR”. In questa direzione e con questi intendimenti, invio a quanti in indirizzo la presente nota perché si sensibilizzi ciascuna risorsa umana, ad un uso corretto e frequente dei nuovi strumenti di dematerializzazione dei documenti cartacei quali l’INTRANET, la Posta Elettronica Ordinaria (PEO) e Certificata (PEC).

 

INTRANET

 

L’utilità di una intranet ministeriale è nel far condividere ai suoi utenti dati e informazioni per garantire l’ottimizzazione dei flussi di lavoro e l’aumento dell’efficienza interna.   Essa serve per facilitare la comunicazione e l’accesso all’informazione.

 

Perché l’uso della Intranet sia efficiente ed efficace, è necessario che tutti i dipendenti ne condividano gli obiettivi di seguito elencati:

l. attraverso una intranet, tutti dispongono delle medesime informazioni;

2. serve a risparmiare tempo;

3. migliora l’utilizzo della posta elettronica;

4. favorisce comunicazioni/relazioni più semplici e rapide tra le diverse articolazioni ministeriali;

5. determina minori costi poiché le comunicazioni via Intranet non necessitano di carta e toner.

Occorre che  tutte le articolazioni ministeriali diano  la  massima diffusione degli  obiettivi di  cui sopra ed adottino le consequenziali misure di stimolo  perché i dipendenti procedano alla visione/lettura della  Intranet, almeno due  volte  a  settimana. Organizzare un  costante monitoraggio dell’Intranet  è indirizzo vincolante.

 

POSTA ELETTRONICA

 

Un  impegno  significativo   è  stato  ed  è  tuttora  profuso  da  questo  Ministero   per  rendere   la  posta elettronica, certificata  e non, lo strumento  principale di comunicazione tra amministrazioni e nei rapporti con i cittadini in coerenza con le evoluzioni del contesto normativo.

E’   recentissima   l’approvazione  di   un  emendamento   al  Decreto   Semplificazioni  predisposto   dal Governo,  che  obbliga  le Pubbliche  Amministrazioni   a comunicare,  dal  2014, esclusivamente attraverso  i canali telematici e la PEC.

Si tratta ora di attrezzarci  per darvi piena attuazione con misure, rapide e continue,  di adeguamento  dei sistemi, delle procedure,  delle abitudini  e delle prassi di comunicazione sia sotto l’aspetto delle infrastrutture sia sotto l’aspetto gestionale.

Il percorso è da tempo avviato e ne sono una prova le molteplici  note di questa  Direzione, dedicate  al tema.

Ritardarne l’evoluzione vuol dire esporre il MIUR a maggiori costi, rischi e danni.

Perché l’uso della  PEO  e della  PEC  sia efficiente ed efficace, è necessario che tutti i dipendenti ne colgano  le potenzialità. Con esse, infatti, tutti possono trasmettere  informazioni,  documenti  e comunicazioni in formato elettronico e, a differenza di altri mezzi tradizionali,  con notevoli vantaggi in termini di:

l.  maggiore semplicità  ed economicità  di trasmissione,  inoltro, riproduzione,  archiviazione  e ricerca;

2.   facilità  di  invio  multiplo,  cioè  a  più  destinatari  contemporaneamente, con  costi  estremamente   più bassi di quelli dei mezzi tradizionali;

3.   possibilità di consultazione ed uso anche da postazioni  diverse da quella del proprio  ufficio, anche al di fuori della sede dell’Amministrazione ed in qualunque momento;

4.   integrabilità  con altri strumenti  di automazione  di ufficio, quali rubrica-agenda, lista di distribuzione ed applicazioni  informatiche  in genere.

 

La PEC è un sistema di posta elettronica  che fornisce, a chi invia, una ricevuta elettronica  con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti  informatici. Si “certificano”, così, l’invio e la ricezione del messaggio e dell’eventuale allegata  documentazione. La PEC è, quindi, il nuovo sistema attraverso  il quale è possibile  inviare  e-mail  con  valore  legale  equiparato  ad  una  raccomandata   con  ricevuta  di  ritorno  come stabilito  dalla vigente  normativa.  Con la PEC è garantita  la certezza  del contenuto:  i  protocolli  di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati.

 

Pertanto,   visto  che   i   cittadini   e  gli  enti  interessati   possono   inviare,   in  maniera   sicura,   le  loro comunicazioni di carattere amministrativo aventi valenza legale (quelle di carattere ordinario vanno trasmesse all’URP), utilizzando gli indirizzi di PEC dell’Amministrazione Centrale, delle Direzioni Regionali e relativi Ambiti  Territoriali Provinciali urge  che  tutte le articolazioni ministeriali diano  la massima diffusione degli   obiettivi    di   cui   sopra,  il cui   perseguimento  è   indirizzo  vincolante  ed   adottino  tutte   le consequenziali misure di stimolo perché i dipendenti MIUR  monitorino le caselle  di PEO  loro affidate e presidino le caselle di PEC.

 

INDIRIZZI ULTERIORI

 

Affinché    ciascuna   articolazione   ministeriale   possa    porre    in   essere    le   attività   necessarie   al raggiungimento degli  obiettivi di cui  sopra,  in modo  omogeneo ed agevole, l’Ufficio IV di questa  Direzione Generale elaborerà disposizioni attuative degli  indirizzi  dati in questa  sede,  eventualmente corredati da misure applicative.”


Il Direttore Generale
Emanuele Fidora

 

 

Il dirigente
Giuseppe Petralia

 

 

 

 

 

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Funzionario responsabile:

Antonio FaliveneTel 02 56666624
antonio.falivene.mi@istruzione.it

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