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Chiarimenti su Informative 111_2011 e 148-150_2014.pdf

Progressivo 34

A tutti gli Uffici di Servizio della Provincia di Milano / Monza Brianza

Buongiorno,
al fine di uniformare il flusso documentale degli atti con questa RTS secondo le Informative in oggetto, si ritiene utile rammentare quanto segue.

RICEVUTE DI PROTOCOLLO DA INOLTRARE AL DIPENDENTE

Com’è noto questa Ragioneria, per ogni flusso documentale ricevuto con le modalità di cui alle Informative in oggetto, invia mediante la propria casella di posta certificata una ricevuta di protocollo contenente un link per seguire in tempo reale lo stato di avanzamento della singola pratica, oppure un messaggio di anomalia con la descrizione della criticità.
In particolare per la prima ipotesi, a seguito di un sondaggio effettuato tra gli Uffici di Servizio, è emerso che solo il 45% circa delle ricevute di protocollo vengono inoltrate al Dipendente per la necessaria informazione. Inoltre molti Uffici stampano la ricevuta di protocollo pervenuta (che contiene le informazioni al momento della stampa) senza poi verificarne lo stato di avanzamento attraverso il link contenuto nella stessa mail. Ciò determina la non conoscenza, né conoscibilità dello stato di avanzamento della pratica e di conseguenza le continue richieste di informazioni allo sportello Front-Office, oppure ai numeri telefonici di questa Ragioneria.
Con la presente si ribadisce pertanto la necessità, già indicata con le Informative in oggetto, di:

  • Inviare a mezzo posta elettronica la ricevuta di protocollo al dipendente
  • Consultare, da parte di tutti i soggetti interessati, lo stato della pratica prima di sollecitare o chiedere informazioni agli Uffici di questa RTS

Si prega infine di estendere la presente anche a tutto il personale amministrato.

RICETTIVITA’ DELLE CASELLE DI POSTA ELETTRONICA

Per poter attuare quanto sopra è però necessario mantenere sempre in efficienza e ricettiva le caselle di posta dalle quali vengono inviati i singoli flussi documentali a questa RTS, siano esse caselle di posta ordinarie, ma regolarmente mappate, oppure caselle istituzionali ordinarie, oppure ancora caselle di posta certificata. In particolare, per consentire adeguata ricettività, si suggerisce di archiviare nel Gestore di Posta Microsoft Outlook o altro utilizzato, le singole mail in specifiche cartelle al di fuori della “posta in arrivo”; inoltre, altro suggerimento che potrà tornare utile, è quello di cancellare periodicamente anche sul server la posta eliminata e verificarne lo spazio libero.
Inoltre, al fine di garantire la continua ricettività, si suggerisce ancora di mantenere sempre aperta e presidiata la casella di posta in modo da poter archiviare prontamente le mails in ingresso.

 

Si ringrazia per la cortese collaborazione.

 

Cordiali saluti

 

Agostino CIRCELLA
Funzionario Amministrativo
Tel. +39 02 67737 289
Fax +39 02 67737 990
E-mail: agostino.circella@tesoro.it
Ministero dell’Economia e delle Finanze
Ragioneria Territoriale dello Stato
di Milano / Monza Brianza

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