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Produrre documenti di qualità

Un contributo del webmaster sui temi accessibilità e usabilità. Aggiornamento al 15 luglio 2015.

Produrre documenti di qualità

In base all’esperienza acquisita in oltre dieci anni nel ruolo di webmaster unico provinciale, ho pensato di riassumere qualche suggerimento per produrre documenti in Word o in Open Office o Libre Office, diciamo, più dignitosi e, soprattutto, più accessibili.

La prima operazione da farsi quando si crea un nuovo documento è premere l’iconcina “Mostra/Nascondi” (o “Mostra tutto”) a forma di pi greco ¶ che si trova nella Barra degli strumenti Standard. L’azionare il “Mostra/Nascondi” comporta la visualizzazione SOLO A MONITOR di tutte le azioni che si compiono tramite tastiera. È quindi una sorta di cartina al tornasole per verificare la correttezza tecnica nella creazione di un documento.

Cosa si deve fare

  • strutturare il testo ricorrendo agli stili, disponibili sia in Office che in Open/Libre Office; è opportuno denominare ciascuno stile per ciò che effettivamente raffigura (ad es.: titolo-principale; sottotitolo; paragrafo; firma ecc.);
  • dare la notizia principale entro i primi due paragrafi; a ciascun paragrafo si aggiungerà uno “spazio sotto” per meglio evidenziarlo e una più immediata comprensione dell’ordine delle idee;
  • usare sempre il carattere Verdana stile Normale, dimensione minimo 12;
  • interlinea compresa tra 1,2 e 1,5;
  • allineamento del testo rigorosamente a sinistra; soltanto i titoli e la firma possono essere centrati, mediante appositi stili;
  • usare i cosiddetti “caratteri nascosti”, come ad esempio la E maiuscola accentata, che si ottiene con Alt + 0200 (della tastierina numerica di destra) > È; scrivere E’ costituisce un grave errore;
    anche 1° o 1^ per “prima” rappresenta una vera bruttura; in questo caso useremo la ª ad esponente, che si ottiene con Alt + 166, ne risulterà 1ª;
  • i “Caratteri nascosti” sono visualizzabili nella “Mappa caratteri” in Start > Programmi > Utilità di sistema > Mappa caratteri;
  • scrivere i numeri di telefono e di fax a blocchetti senza inserire punti o lineette
    (es. errati: 0376227260 – 0376.227.260 – 0376-227-260; es. corretto: 0376 227 260);
  • usare i punti elenco o gli elenchi numerati già predisposti da Word;
  • usare le interruzioni di pagina (e non una raffica di “Invii” per andare in pagina nuova);
  • il tasto Invio crea un nuovo paragrafo; se se desidera semplicemente andare a capo, premere e tenere premuto “Shift” e poi “Invio”;
  • scrivere il nome del file senza spazi bianchi e senza caratteri speciali.

Cosa NON si deve fare

  • creare allineamenti mediante la barra spaziatrice (bisogna invece stabilire un punto di tabulazione o allineamento cliccando sul righello orizzontale), oppure ricorrere ad appositi stili che comprendano già il margine sinistro;
  • creare allineamenti mediante l’uso ripetuto del tasto “tab” (a sinistra nella tastiera, con le due frecce contrapposte); anche in questo caso è necessario stabilire un punto di tabulazione sul righello orizzontale, oppure ricorrere ad un nuovo stile;
  • creare paragrafi vuoti, ovvero premere ripetutamente il tasto “Invio” per ottenere spaziature verticali: in questo caso, è necessario ricorrere al menù Formato > Paragrafo > Spaziatura dopo il paragrafo; anche in questo caso si può creare nel file css.style del tema uno stile adatto allo scopo;
  • inserire immagini troppo pesanti e poi ridimensionarle solo visivamente: si ridurrà l’immagine PRIMA dell’incorporamento, la si salverà con nome diverso e POI la si inserirà nella pagina;
  • inserire due o più spazi fra una parola e l’altra;
  • inserire lo spazio DOPO l’apostrofo (potrebbe determinare un’andata a capo scorretta);
  • inserire lo spazio PRIMA di un segno di punteggiatura (anche in questo caso potrebbe determinare un’andata a capo scorretta);
  • scrivere in tutto maiuscolo, in quanto più faticoso da leggere e incomprensibile da interpretare tramite gli screen reader; il tutto maiuscolo è da scartare anche per i titoli e i riassunti;
  • eccedere col neretto e il corsivo; escludere completamente le sottolineature, che per convenzione devono evidenziale soltanto i collegamenti ipertestuali;
  • usare espressioni ridondanti (per esempio: entro e non oltre) ridicole ed ottocentesche;
  • ricorrere a termini tecnici inconsueti, come “prodromici” o “interpello” di cui l’utente usuale non conosce il significato;
  • aggiungere titoli accademici davanti alla firma: quest’ultima è costituita dal solo Nome e Cognome;
  • scrivere i nomi dei giorni della settimana o dei mesi con l’iniziale maiuscola (es. errato: Lunedì 7 Aprile; es. corretto: lunedì 7 aprile);
  • far seguire i numeri romani dall’apice (es. errato: III°; es. corretto: III);
  • scrivere «un pò» con l’accento (si adoperi, invece, l’apostrofo: un po’);
  • produrre un documento Word o Open/Libre Office senza osservare le regole e poi trasformarlo in pdf: anche il pdf sarà scorretto in quanto non strutturato;
  • scannerizzare un documento in formato “immagine”: è l’inaccessibilità per eccellenza; un pdf “solo immagine” è inusabile anche soltanto per Email; la scansione corretta è quella che produce un pdf A/1b.

Ricordiamoci che queste indicazioni ci consentono di rispettare la legge “Stanca” del 2004, il Regolamento attuativo del 2005, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) del 2005, le Linee Guida per i siti delle PA del 2011 vincolanti per gli uffici pubblici e le scuole, nonché la legge 221 del 17 dicembre 2012, che fra l’altro introduce gli Obiettivi annuali dell’accessibilità e le sanzioni per gli inadempienti.

In quest’ottica e per disposizione regionale nel sito provinciale sin d’ora non si possono più pubblicare documenti che non osservino le regole o che superino i 1.000 kB di peso o che pubblicizzino iniziative a pagamento.

Alessandro Muratori
già webmaster dell’UST di Mantova

Per informazioni:
Alessandro Muratori

Direzione Regionale e altri Ambiti territoriali (link esterni)