Produrre documenti di qualità

In base all’esperienza acquisita in dieci anni nel ruolo di webmaster provinciale. ho pensato di riassumere qualche suggerimento per produrre documenti in Word, diciamo, più dignitosi e, soprattutto, più accessibili.

La prima operazione da farsi quando si crea un nuovo documento è premere l’iconcina “Mostra/Nascondi” a forma di pi greco ¶ che si trova nella Barra degli strumenti Standard. L’azionare il “Mostra/Nascondi” comporta la visualizzazione SOLO A MONITOR di tutte le azioni che si compiono tramite tastiera. È quindi una sorta di cartina al tornasole per verificare la correttezza tecnica nella creazione di un documento.

Cosa si deve fare

• strutturare il testo ricorrendo agli stili, disponibili sia in Office che in Open Office; è opportuno denominare ciascuno stile per ciò che effettivamente raffigura (ad es.: titolo-principale; sottotitolo; paragrafo; firma ecc.);
• dare la notizia principale entro i primi due paragrafi; a ciascun paragrafo si aggiungerà uno “spazio sotto” per meglio evidenziarlo;
• usare sempre il carattere Verdana stile Normale, dimensione minimo 12;
• interlinea compresa tra 1,2 e 1,5;
• allineamento del testo rigorosamente a sinistra; soltanto i titoli e la firma possono essere centrati, mediante appositi stili;
• usare i cosiddetti “caratteri nascosti”, come ad esempio la E maiuscola accentata, che si ottiene con Alt + 0200 (della tastierina numerica di destra) > È; scrivere E’ costituisce un grave errore;
  anche 1° o 1^ per “prima” rappresenta una vera bruttura; in questo caso useremo la ª ad esponente, che si ottiene con Alt + 166, ne risulterà 1ª;
• i “Caratteri nascosti” sono visualizzabili nella “Mappa caratteri” in Start > Programmi > Utilità di sistema > Mappa caratteri;
• scrivere i numeri di telefono e di fax a blocchetti senza inserire punti o lineette
  (es. errati: 0376227260 – 0376.227.260 – 0376-227-260; es. corretto: 0376 227 260);
• usare i punti elenco o gli elenchi numerati già predisposti da Word;
• usare le interruzioni di pagina (e non una raffica di “Invii” per andare in pagina nuova);
• il tasto Invio crea un nuovo paragrafo; se se desidera semplicemente andare a capo, premere e tenere premuto “Shift” e poi “Invio”;
• scrivere il nome del file senza spazi bianchi e senza caratteri speciali.

Cosa NON si deve fare

• creare allineamenti mediante la barra spaziatrice (bisogna invece stabilire un punto di tabulazione o allineamento cliccando sul righello orizzontale);



• creare allineamenti mediante l’uso ripetuto del tasto “tab” (a sinistra nella tastiera, con le due frecce contrapposte); anche in questo caso è necessario stabilire un punto di tabulazione sul righello orizzontale;
• creare paragrafi vuoti, ovvero premere ripetutamente il tasto “Invio” per ottenere spaziature verticali: in questo caso, è necessario ricorrere al menù Formato > Paragrafo > Spaziatura dopo il paragrafo;



• inserire immagini troppo pesanti e poi ridimensionarle solo visivamente: si ridurrà l’immagine PRIMA dell’incorporamento, la si salverà con nome diverso e POI la si inserirà nella pagina;
• inserire due o più spazi fra una parola e l’altra;
• inserire lo spazio DOPO l’apostrofo (potrebbe determinare un’andata a capo scorretta);
• inserire lo spazio PRIMA di un segno di punteggiatura (anche in questo caso potrebbe determinare un’andata a capo scorretta);
• eccedere col neretto e il corsivo; escludere completamente le sottolineature, che per convenzione devono evidenziale soltanto i collegamenti ipertestuali;
• usare espressioni ridondanti (per esempio: entro e non oltre);
• aggiungere titoli accademici davanti alla firma: quest’ultima è costituita dal solo Nome e Cognome;
• scrivere i nomi dei giorni della settimana o dei mesi con l’iniziale maiuscola (es. errato: Lunedì 7 Aprile; es. corretto: lunedì 7 aprile);
• far seguire i numeri romani dall’apice (es. errato: III°; es. corretto: III);
• scrivere «un pò» con l’accento (si adoperi, invece, l’apostrofo: un po’);
• produrre un documento Word senza osservare le regole e poi trasformarlo in pdf: anche il pdf sarà scorretto;
• scannerizzare un documento in formato “immagine”: è l’inaccessibilità per eccellenza.

Ricordiamoci che queste indicazioni ci consentono di rispettare la legge “Stanca” del 2004 ed il Regolamento attuativo del 2005, vincolanti per gli uffici pubblici e le scuole.

In quest’ottica e per disposizione regionale nel sito provinciale sin d’ora non si possono più pubblicare documenti che non osservino le regole o che superino i 500 kb di peso o che pubblicizzino iniziative a pagamento.

Alessandro Muratori
webmaster dell’UST di Mantova

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Alessandro Muratori
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