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Nuove disposizioni per certificati
e dichiarazioni sostitutive (art. 15 L. 183/11)

L’USR per la Lombardia interviene sulle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all’art. 15 della legge 183/11.

Direzione Generale
Ufficio I – Affari generali, personale e servizi della direzione generale
via Ripamonti, 85 – 20141 Milano
Posta Elettronica Certificata: drlo@postacert.istruzione.it

Prot. n° MIUR AOODRLO R.U. 448
Milano, 19 gennaio 2012

Ai dirigenti responsabili
di tutti gli Uffici dell’U.S.R. per la Lombardia

Ai dirigenti delle istituzioni scolastiche
di ogni ordine e grado della Lombardia

Oggetto: Adempimenti urgenti per l’applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all’art. 15 della L. 183/11

Si rammenta alle SS.LL. che, a decorrere dal 1° gennaio 2012, è entrata in vigore la nuova disciplina in materia di certificazione amministrativa, come introdotta dall’articolo 15, comma 1, della L.183/11, che ha modificato il “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” di cui al DPR 445/00.

Le nuove norme si pongono quale obiettivo la completa “de-certificazione” del rapporto tra Pubblica Amministrazione e cittadini, ed operano nel solco tracciato dal citato Testo unico, dove era già previsto che nessuna amministrazione potesse richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso della stessa P.A.

Alla luce del nuovo dettato normativo, dunque, le Pubbliche Amministrazioni non potranno più chiedere ai cittadini la presentazione di documenti che siano già detenuti dalla stessa o da altre amministrazioni.

L’eventuale richiesta di certificazioni, dunque, dovrà essere inoltrata direttamente alle amministrazioni certificanti.

In alternativa potrà essere richiesta al cittadino interessato la sola produzione di dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà.

La nuova disciplina, in particolare, prevede che: “Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445.

Le pubbliche amministrazioni, dunque, allorquando su richiesta dei soggetti privati rilasceranno certificazioni dovranno apporre, a pena di nullità, la dicitura:“Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi“; la mancanza della suddetta dicitura sui certificati rilasciati dalla amministrazione costituirà violazione dei doveri d’ufficio, addebitabile al soggetto responsabile, con tutte le conseguenze del caso.

Questa amministrazione, dunque, si atterrà scrupolosamente alla disciplina in esame e non rilascerà agli utenti certificazioni di sorta, ove dirette ad altri soggetti pubblici.

Ad ogni buon conto si elencano qui di seguito, sinteticamente, le più importanti novità:

1) le certificazioni rilasciate dalle PA in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati.

Nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione ed i gestori di pubblici servizi, tali certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o da atto di notorietà.

Dal 1° gennaio 2012, dunque, le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non potranno più accettare né richiedere le certificazioni in parola: la richiesta e l’accettazione di certificati costituisce infatti violazione dei doveri d’ufficio.

2) i certificati eventualmente rilasciati dovranno riportare, a pena di nullità, la frase: ” il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.

Le amministrazioni dovranno dunque adottare con la massima possibile tempestività ogni misura organizzativa necessaria per evitare che, dal 01.01.2012, siano prodotte certificazioni nulle per l’assenza della predetta dicitura; il rilascio di certificati che siano privi della dicitura citata, si ribadisce, costituisce violazione dei doveri d’ufficio.

A fini meramente esemplificativi, nell’ambito dell’amministrazione scolastica, si ricorda che non appare più possibile rilasciare ai cittadini richiedenti il c.d. “nulla osta” al trasferimento di alunni. Saranno infatti le stesse istituzioni scolastiche a provvedere in tal senso, alla luce delle iscrizioni.

Allo stesso modo, le pagelle, contenenti la valutazione degli alunni, ove rilasciate ad istanza dei genitori, dovranno riportare la dicitura suindicata. La valutazione riportata dagli studenti, in effetti, e le determinazioni conseguenti in ordine all’ammissione dello studente all’anno successivo, dovranno costituire oggetto di comunicazione tra le istituzioni scolastiche interessate.

Per quanto specificamente riguarda i rapporti tra P.A. e soggetti esterni, si precisa che lo stesso art. 15 della legge di stabilità in esame, alla lett. d) prevede che le informazioni relative alla regolarità contributiva (DURC) siano acquisite d’ufficio dalle P.A. o, in alternativa, controllate ai sensi dell’art. 71 del DPR 445/2000, nel rispetto della normativa di settore.

Già ai sensi dell’articolo 16 bis, comma 10 della L. 2/2009, di conversione del D.L. 185/2008, come noto, l’obbligo di richiedere il DURC era posto ad esclusivo carico dell’Amministrazione e non poteva essere richiesto al contraente affidatario: 10. In attuazione dei principi stabiliti dall’articolo 18, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni, e dall’articolo 43, comma 5, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le stazioni appaltanti pubbliche acquisiscono d’ufficio, anche attraverso strumenti informatici, il documento unico di regolarità contributiva (DURC) dagli istituti o dagli enti abilitati al rilascio in tutti i casi in cui è richiesto dalla legge.

A ciò si aggiunga che il Consiglio di Stato, con sentenza 4035/2008, si è espresso nel senso che il DURC non possa essere sostituito da autocertificazione.

Ne deriva che l’amministrazione dovrà acquisire d’ufficio il DURC, tramite il sito dello sportello unico previdenziale. Per poter procedere in tal senso, l’amministrazione deve necessariamente disporre di una serie di informazioni relative all’impresa affidataria.

A tal fine, si allega alla presente una tabella contenente le informazioni che in ogni caso l’amministrazione deve acquisire per poter effettuare, almeno in prima istanza, la verifica della regolarità contributiva delle imprese contraenti.

Si sottolinea poi come, ai sensi della nuova norma, le amministrazioni sono anche tenute ad individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti.

Tale indispensabile adempimento consentirà “idonei controlli, anche a campione” delle dichiarazioni sostitutive, a norma dell’articolo 71 del Testo Unico in materia di documentazione amministrativa.

Tutte le amministrazioni dovranno dunque individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione degli eventuali controlli, nonché le modalità per la loro esecuzione. Ciò anche perché la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio e verrà in ogni caso presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione.

Tutte le pubbliche amministrazioni possono acquisire senza oneri le informazioni necessarie per effettuare i controlli sulla veridicità delle dichiarazioni e per l’acquisizione d’ufficio, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.

Per l’eventuale scambio dei dati per via telematica, secondo le previsioni della norma in esame, le amministrazioni dovranno operare secondo quanto previsto dall’articolo 58, comma 2 del vigente Codice dell’amministrazione digitale, sulla base delle linee guida redatte da DigitPA, (consultabili sul sito istituzionale di DigitPA), attraverso apposite convenzioni aperte all’adesione di tutte le amministrazioni interessate e volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle stesse amministrazioni procedenti, senza oneri a loro carico.

Nelle more della predisposizione e della sottoscrizione di tali convenzioni, le amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica dovranno comunque rispondere alle richieste di informazioni ai sensi dell’articolo 43 del Testo unico sulla documentazione amministrativa.

Per quanto non espressamente richiamato continuano, naturalmente, ad applicarsi le vigenti disposizioni che regolano la materia: in particolare quelle del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, come da ultimo modificate dall’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 (legge di Stabilità 2012) e quelle del Codice dell’amministrazione digitale.

Sarà cura di chi scrive provvedere a fornire ulteriori indicazioni operative, non appena possibile.

Il direttore generale
Giuseppe Colosio

Allegati

Normativa di riferimento:
– DPR 445/2000
– C.A.D. – D.Lgs 235/2010
– L. 183/2011, art. 15
– Direttiva n. 14/2011 della Presidenza del Consiglio dei Ministri – Ministro della P.A. e della semplificazione

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