Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca
Ufficio Scolastico Regionale per la Lombardia
Ufficio XVI – Mantova

Prot. AOOUSPMantova n° 4941/U
del 29 agosto 2013

Oggetto: Dematerializzazione – Misure per il miglior uso della Posta Elettronica Certificata (PEC) e della Posta Elettronica Ordinaria (PEO) in applicazione del nuovo quadro normativo. Prime disposizioni applicative con decorrenza 1° settembre 2013

Si comunica che, a partire dal 1° settembre 2013, in considerazione delle recenti indicazioni fornite in materia dal MIUR, dati gli obblighi normativi in tema di dematerializzazione della gestione documentale e di semplificazione dell’azione amministrativa, le note e le comunicazioni di carattere ordinario e corrente saranno pubblicate esclusivamente sul sito web:

www.istruzione.lombardia.gov.it/mantova/

Per note e comunicazioni di carattere ordinario si intendono tutte quelle che non riguardano gli ambiti economico/finanziario, la gestione disciplinare del personale, il contenzioso e i protocolli d’intesa.

Pertanto, tali comunicazioni non saranno oggetto di invii per fax o per PEC (Posta Elettronica Certificata), o via PEO (Posta Elettronica Ordinaria).

A ciascuna delle istituzioni in indirizzo spetta, quindi, l’onere della regolare consultazione del sito web di questo Ufficio.

Inizialmente, e nell’ottica della miglior collaborazione istituzionale, questo Ufficio avviserà periodicamente – via PEO – dell’avvenuta pubblicazione sul sito web di note e documenti di interesse generale.

Quanto appena scritto, tuttavia, non solleva chi legge dall’onere del sistematico monitoraggio del sito internet istituzionale.

Per quanto riguarda l’uso appropriato della posta elettronica certificata (PEC) e della posta elettronica ordinaria (PEO), si indicano le seguenti linee guida da osservare:

• gli utenti non devono usare la PEC per comunicazioni a carattere ordinario (es. richiesta informazioni, bandi di concorso, etc.);
• la PEC deve essere usata solamente per comunicazioni riguardanti:
• Documenti legali e Contenzioso
• Documenti contabili
• Pensioni
• Gestione disciplinare del personale
• Protocolli d’intesa, Accordi, Convenzioni tra Enti.
• La PEO, invece, deve essere utilizzata solo per comunicazioni a carattere ordinario, in sostituzione delle lettere spedite a mezzo posta ordinaria, nella prospettiva della dematerializzazione dei documenti cartacei, in applicazione del nuovo quadro normativo.
• È sufficiente l’invio delle comunicazioni solo attraverso la posta elettronica ordinaria per avere la stessa validità, a tutti gli effetti di legge, della posta prioritaria.

Il fax viene utilizzato solo in casi di urgenza e non in via ordinaria.

Non è necessario inviare più di una copia dello stesso documento attraverso i vari mezzi di comunicazione.

Si sottolinea, infatti, che tutti i messaggi trasmessi da PEC, da PEO e/o fax soddisfano il requisito della forma scritta e, pertanto, non occorre farli seguire dal documento originale (artt. 45 e 47 del Codice dell’Amministrazione Digitale).

La recentissima approvazione di un emendamento al Decreto Semplificazioni adottato dal Governo obbliga le Pubbliche Amministrazioni – a decorrere dal 2014 – a comunicare esclusivamente attraverso i canali telematici e la PEC.

La dirigente regg.
Patrizia Graziani
[firma autografa sostituita dall’indicazione a stampa ai sensi D.Lgs. 39/1993 art. 3, c. 2]